Wie mache ich das eigenlich, eine GmbH Gründung? Vor allem ist ein guter Plan wichtig – und da helfen wir Dir. Wir bieten Dir eine komplette Checkliste aller notwendigen Schritte, damit es reibungslos mit der Gründung Deiner GmbH klappt.
Eine gute Idee, Mut und Unternehmertum – reicht das um Erfolg mit der eigenen Firma zu haben? Ganz so einfach ist es nicht. Eine der wichtigsten Fragen ist, welche Unternehmensform soll Deine Firma haben?
Die GmbH ist in Deutschland die beliebteste Unternehmensform. Sie ist leicht zu gründen und wie der Name es schon zeigt, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, haftest Du nicht mit Deinem Privatvermögen.
Damit Dir ein guter Start gelingt, geben wir Dir eine Checkliste an die Hand. Sieh sie als Hilfe an, als Orientierung, die Du Schritt für Schritt abhaken kannst.
Schritt 1: Planung
Bevor Du mit der eigentlichen GmbH Gründung startest, gilt es ein paar grundsätzliche Fragen zu klären. Dazu gehören vor allem:
- Gründerteam: Welche Gesellschafter gehören zur GmbH? Oder möchtest Du die GmbH allein planen?
- Stammkapital: Kannst Du das nötige Stammkapital von 25.000 Euro stemmen?
- Geschäftsführung: Wer übernimmt den Posten des Geschäftsführers und vertritt die GmbH nach außen?
- Gesellschaftsvertrag: Soll es eher ein standartisiertes Musterprotokoll sein oder eine eigens erstellte Satzung?
- KnowHow: Kennst Du Dich mit dem GmbH-Gesetz aus? Wie steht´s um Handels- und Steuerrecht?
Schritt 2: Firmenname und Unternehmensgegenstand
Überlege Dir einen guten Namen für die GmbH, denn mit dem Namen trittst Du nach außen hin auf. Für die Namensfindung müssen formale Kriterien erfüllt sein, damit Notar und das zuständige Amtsgerichts zustimmen. Desweiteren musst Du einen Unternehmensgegenstand benennen, der den Tätigkeitsbereich der zu gründenen GmbH definiert. Sowohl Name als auch Unternehmensgegenstand werden in den Handelsregistereintrag der GmbH vermerkt. Sie sind damit für jeden öffentlich einsehbar.
Folgende Fragen können Dir bei der Findung des Namens helfen:
- Ist der Name einfach und verständlich?
- Weckt er positive Assoziationen und passt er zum Unternehmensgegenstand?
- Welche (negative) Bedeutung hat der Name evtl. in anderen Sprachen?
- Darfst Du den namen regional, bundesweit oder sogar weltweit verwenden?
- Gibt es eine passende freie Domain für die Firmenwebsite?
- Kannst Du den Namen markenrechtlich schützen lassen?
Du siehst, um allein diese Fragen zu beantworten, bedarf es einiger Recherche. Eine gründliche Google-Suche wird Dir helfen, ebenso wie Freunde und Familie. Stelle vor allem Anfragen an das Handelsregisters und das deutschen Marken- und Patentamts um Streitigkeiten wegen des Namens zu vermeiden.
Tipp: Wenn Du Dir wegen des Namens unsiche rbist, dann mach Dir eine Liste von Favoriten, um dann den für Dich am besten geeigneten auszuwählen.
Hast Du Dich auf einen Namen festgelegt, dann lasse ihn bei der IHK überprüfen. So sparst Du Zeit und Kosten.
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Schritt 3: Stammkapital und Gründungskosten
Jetzt geht es an die Finanzen. Das Mindeststammkapital bei einer GmbH Gründung beträgt 25.000 Euro. Wichtig ist hier, wie sollen die Gesellschaftsanteile, und damit auch die Stimmrechte, aufgeteilt werden? Dementsprechend müssen auch die Stammeinlagen gewichtet sein. Weiterhin werden auftretende Gewinne oder Verluste prozentualig aufgeteilt. Sollen andere Bestimmungen gelten, müssen diese im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden.
Stammkapital, Stammeinlagen und Haftung
Folgende Hinweise gilt es hinsichtlich der Haftung und zum Stammkapital zu beachten.
Grundsätzlich kannst Du eine GmbH mit der Hälfte des Mindeststammkapitals, also 12.500 Euro, gründen. Die Summe musst Du auf das Geschäftskonto einzahlen.
Für jeden Gesellschafter gilt: er muss mindestens ein Viertel der festgelegten Stammeinlage bei der GmbH Gründung einzahlen.
So lange das gesamte Stammkapital nicht auf das Geschäftskonto eingezahlt ist, schulden die Gesellschafter den fehlenden Betrag.
Die GmbH haftet stets mit dem gesamten festgelegten Stammkapital. Das gilt auch dann, wenn das Stammkapital noch nicht vollständig eingezahlt ist. Wenn Du als Gründer Deinen Anteil zum Stammkapital noch nicht geleistet hast, haftest Du mit Deinem Privatvermögen. Im Fall der Fälle haftest Du als persönlich mit der ausstehenden Summe. Es ist deshalb anzuraten, bei der GmbH Gründung die kompletten 25.000 Euro einzuzahlen.
Gründungskosten
Ob die Kosten der Gründung aus dem Vermögen der GmbH oder aus dem Privatvermögen finanziert werden, sollte mit den Gesellschaftern geklärt werden. Wie viel die Gründung genau kostest hängt von vielen Faktoren ab und liegt in der Regel zwischen 500 und 800 Euro ab.
Schritt 4: Musterprotokoll oder Gesellschaftsvertrag
Für die GmbH Gründung gibt es standartisierte Gründungsformulare (Musterprotokolle). Alternativ sind selbst formulierte Gesellschaftsverträge zu verwenden. Im Vorhinein ist gut zu überlegen, welche Vor- und Nachteile beide Gründungsvarianten für Dein Unternehmen hat.
Für eine schnellere Findungsentscheidung solltest Du ein Musterprotokoll hinzuziehen:
- Bist Du allein oder besteht Dein Team aus mehr als drei Gründern, die auch alle Gesellschafter werden sollen?
- Soll die GmbH mehr als einen Geschäftsführer haben?
- Soll das Geschäftsjahr der GmbH vom Kalenderjahr abweichen?
- Gibt es individuelle Regelungen, die vom GmbH-Gesetz abweichen?
- Möchtest Du Sacheinlagen in das Stammkapital einbringen?
Solltest Du eine der Fragen mit „ja“ beantworten, kommt das Musterprotokoll nicht in Frage. Stattdessen ist ein individueller Gesellschaftsvertrag auszuarbeiten.
Satzung ausarbeiten
Wenn Du Dich für einen Gesellschaftsvertrag entscheidest, kannst Du bestimmte Punkte selbst festlegen. Wichtig ist, dass alle Gesellschafter beteiligt und einverstanden sind. Alle möglichen Szenarien, auch der Worst-Case, sind durchzuspielen. So stellt sich schnell heraus, welche Vereinbarungen sinnvoll sind.
Der Gesellschaftervertrag sollte auch zukünftige Entwicklungen der GmbH berücksichtigen, denn jede Änderung des Vertrags erfordert wieder eine Beurkundung durch den Notar, inklusive zusätzlicher Kosten. Bei Unklarheiten wird Dir ein Anwalt oder Notar jederzeit weiterhelfen können.
Schritt 5: Der Notar
Nun folgt der bürokratische Teil der GmbH Gründung. Beim Notar erfolgt die eigentliche Einrichtung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Zu diesem Ereignis müssen alle Gesellschafter und Geschäftsführer anwesend sein und die Gründungsdokumente beurkunden. Gleichzeitig macht der Notar die Anmeldung beim Handelsregister fertig.
Die Zeit im Blick haben
Die Termine beim Notar und der Eröffnung des Geschäfstkontos sollten möglichst nah beieinander liegen. So kannst Du die Gründungsphase kurz halten. Bis die GmbH im Handelsregister eingetragen ist, firmiert die Gesellschaft offiziell noch als „in Gründung“. Dies muss auch nach außen als Zusatz im Firmennamen so angegeben werden. Kunden oder Geschäftspartnern wird damit folgenden signalisiert:
- das die Gesellschaft noch nicht geschäftsfähig ist
- das bisher noch kein Handelsregistereintrag mit Registernummer existiert
- das noch keine Haftungsbeschränkung wirksam ist
Schon aus finanziellen Gründen ist der letzte Punkt für Dich als Gründer wichtig. So lange der Eintrag also nicht offiziell ist, haftest Du mit Deinem persönlichen Vermögen.
Damit Du nicht unnötig Zeit vertust, machst Du am besten rechtzeitig einen Termin beim Notar und bei Deiner Bank aus. Damit hälst Du das finanzielle Risiko in Grenzen und sogrst für eine kurze Gründungsphase.
Schritt 6: Das Geschäftskonto
Unmittelbar nach der Beurkundung durch den Notar solltest Du das Geschäftskonto der GmbH eröffnen. Dabei muss unbedingt der Geschäftsführer dabei sien. Die meisten Banken bestehen auch auf die Anwesenheit aller GmbH-Gesellschafter. Deshalb solltest Du diesen Punkt schon vorab klären. Ein Sonderfall ist die Gründung aus dem Ausland. Auch hier solltest Du vorher mit der Bank klären, welche Dokumente vonnöten sind.
Beim Termin selbst müssen alle Gesellschafter ihren Anteil an der Stammeinlage in voller Höhe und in bar einzahlen.
Im nächsten Schritt muss der Einzahlungsbeleg über das Stammkapital beim Notar vorgelegt werden, damit der Handelsregistereintrag erfolgen kann.
Schritt 7: Handelsregistereintrag
Der Eintrag in das Handelsregister erfolgt kurze Zeit später, wenn der Notar alle Unterlagen vorliegen hat. Der Eintrag wird veröffentlicht und Du erhältst per Post Bescheid, an die in der Satzung angegebene Adresse. Schon aus diesem Grund musst Du den Firmennamen am Briefkasten der Geschäftsadresse angeben. In den meisten Fällen gibt es vorab die Rechnung.
Mit dem Eintrag in das Handelsregister ist die GmbH auch offiziell geschäftsfähig. Für Dich ab diesem Moment wichtig: Die Haftungsbeschränkung gilt nun vollumfänglich.
Schritt 8: Die Gewerbeanmeldung
Deine GmbH MUSS beim örtlichen Gewerbeamt angemeldet sein. Dafür reicht es ein einfaches Formular auszufüllen und vom Geschäftsführer gegenzuzeichnen. Die Gebühr dafür unterscheidet sich je nach Gemeinde und liegt zwischen 15 bis 60 Euro.
Wichtig: Ohne die Nummer vom Handelsregister kannst Du Dein Gewerbe nicht anmelden.
Schritt 9: Das Finanzamt
Begleitend zur Anmeldung des Gewerbes musst Du auch ein Formular zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Dadurch machst Du Deine GmbH dem Finanzamt bekannt und erhältst nach einer Überprüfung eine Steuernummer für die GmbH. Hast Du die Steuernummer, kannst Du Rechnungen ausstellen und die Umsatzsteuer korrekt abführen.
Wichtig: Den Fragebogen des Finanzamts musst Du innerhalb von einem Monat nach der Gewerbeanmeldung einreichen.
Schritt 10: Der Start der GmbH
Nun kannst Du einfach starten! Oder doch nicht? Ganz so einfach ist die Aufnahme des Geschäftsbetriebs nicht. Sind Mitarbeiter einzustellen, musst Du z.B. eine Betriebsnummer beantragen und Deine Firma bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.
Eine GbmH ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Bei einer größeren GmbH kann das intern erfolgen, Du kannst aber auch einen externen Dienstleister damit beauftragen. Unmittelbar nach dem Start ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen, die Du dem Registergericht übermitteln musst. Im Zweifel wird Dir ein Steuerberater helfen.
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